L’achat de formation joue un rôle clé dans le succès de la politique de formation des entreprises. Il s’agit d’une activité relativement complexe, la « matière » achetée n’étant pas un produit fini : à la différence d’autres investissements de l’organisation, par exemple du matériel informatique ou du mobilier de bureau, la formation représente seulement une promesse, en l’occurrence une promesse de compétences pour les collaborateurs formés. Le principal objectif du responsable de l’achat de formation est ainsi de réduire les risques d’insatisfaction ou d’échec une fois les formations dispensées. Pas si simple !
L’achat de formation, une action issue du plan de développement des compétences
L’achat de formation peut concerner trois types de formations : les formations obligatoires, les « actions de formation professionnelle » régies par un cadre réglementaire défini et les autres actions de formation.
Même si les obligations légales liées au plan de développement des compétences ont été allégées par la dernière réforme, ce document demeure l’élément structurant majeur de l’achat de formation, ne serait-ce que pour permettre une traçabilité des actions et des moyens alloués au développement des compétences.
Le cahier des charges, une étape décisive
Pour réaliser les achats les plus pertinents, le responsable de l’achat de formation s’efforce de répondre à un certain nombre de besoins stratégiques, collectifs et/ou individuels. Sans entrer dans le détail du processus, arrêtons-nous sur l’élaboration du cahier des charges, qui constitue une étape essentielle.
Outil indispensable au processus d’achat de formations, et plus encore quand il s’agit de gros volumes, le cahier des charges exige rigueur et méthode pour sa rédaction. Il lui faut être clair et précis pour permettre aux organismes de formation de répondre à la mise en concurrence, sans cependant être rigide : les aspirants prestataires doivent aussi être en mesure de formuler des propositions innovantes, en termes de contenus de formation comme de modalités pédagogiques.
Un cahier des charges correctement conçu comprend obligatoirement les éléments suivants :
- la présentation de l’entreprise, de son contexte, de l’objectif général de l’achat de formations et des publics concernés ;
- les attendus précis vis-à-vis des formations à acquérir, et notamment les objectifs de compétences acquises et maîtrisées à l’issue de la formation ;
- les impératifs organisationnels ;
- l’ensemble des points que devra respecter le prestataire de formation retenu ;
- les conditions financières et administratives de l’appel d’offres et la façon dont va être géré l’achat de formation.
