Outils auteur et UGC : oubliez le marteau !

1.
KEZACO ?

Prérequis avant d’entrer dans des interrogations plus structurantes, le partage d’un vocabulaire aux contours souvent fluctuants selon la sphère métiers qui le manie. Outil auteur, UGC, EGC… Quelques emprunts bien utiles au domaine marketing à contextualiser en digital learning.

Outil auteur : bras armé de la conception pédagogique

En digital learning, l’outil auteur est un logiciel ou une application qui permet de créer des ressources pédagogiques multimédia. L’offre d’outils auteur sur le marché est désormais très abondante. Ces outils sont plus ou moins simples à prendre en main, plus ou moins riches en templates multimédia, plus ou moins collaboratifs, multilingues ou non, « scormés » pour une diffusion via un LMS ou « non scormés », couplés ou non à un véritable CMS (content management system) pour fluidifier la gestion et l’actualisation des ressources pédagogiques, mobile friendly ou pas, accessible via le cloud ou en local … On pourrait poursuivre la liste à la Prévert des typologies et spécificités fonctionnelles des outils auteur mais nous y reviendrons à l’occasion de chaque grande question qui vont jalonner la définition du besoin.

Et quid d’un CMS (Content management system) ?

Dans une optique d’industrialisation des process, internaliser la production d’importants volumes de contenus passe par l’utilisation d’un outil de gestion : le CMS. Nombre d’outils auteur intègrent désormais un CMS dont les fonctionnalités de base ont vocation à :

• créer du contenu en séparant le fond et la forme ;
• stocker et gérer des contenus (textes, vidéos, audios, images enrichies…) ;
• administrer le workflow pour identifier le qui fait quoi et quand (création, relecture, validation) ;
• indexer vos ressources pédagogiques produites grâce aux métadonnées (catégories à définir en amont) pour une réutilisation ultérieure, une gestion fine de l’obsolescence des contenus et du besoin d’actualisation ;
• versionner des documents pour s’assurer de diffuser des contenus à jour et pertinents.

UCG et EGC : adopter l’approche buttom up

Les services marketing s’en sont fait un allié depuis plusieurs années déjà. Il investit désormais la planète formation et pourrait bien enrichir les contenus des parcours de formation. Que le formateur se rassure, loin d’une concurrence déloyale, son intervention dans la production des ressources pédagogiques procède d’une complémentarité bienvenue, à condition d’être guidée et de disposer des outils adaptés pour délivrer son message. On l’appelle l’UGC pour User Generated content (contenu généré par l’utilisateur) et même EGC pour Expert Generated content.

L’approche top-down qui caractérise la transmission d’un savoir descendant a vécu. Plus en ligne avec nos pratiques d’Internautes et de e-consommateur, l’approche buttom up (approche ascendante) enrichit la formation d’une dimension opérationnelle et terrain apportée par les experts et apprenants. Cette démarche facilite la transposition des savoirs, savoir-faire et savoir-être en situation de travail.

La communauté apprenante a tout à gagner de cette production de contenus réalisés par des pairs qui rencontrent les mêmes interrogations, les mêmes difficultés, imaginent des solutions et, avant tout, parlent le même langage et sont capables de faire passer leurs émotions et leur ressenti face à une problématique. L’UGC permet d’offrir des ressources plus informelles et donc plus engageantes.

C’est aussi une façon plus rapide de construire une véritable bibliothèque de ressources utilisables :

• par les apprenants en situation de travail qui accèdent ainsi en just in time une réponse rapide à un problème immédiat ;
• par le service formation pour enrichir les parcours de cas pratiques, de témoignages, de gestes et postures métiers…

C’est enfin un moyen d’éviter de perdre le savoir et savoir-faire de collaborateurs expérimentés qui quittent l’entreprise.

2.
C’est QUI QUI et c’est QUI QU’ON ?

Pour poser cette première double question autrement :

• quel est le profil de votre équipe formation, combien de collaborateurs sont affectés à la production de contenus ?
  • Le jeu du « kikisycolle »
• qui sont vos apprenants ?
  • L’énigme du « Kikonforme »

Ces premières questions sont structurantes pour définir l’accessibilité, le niveau de simplicité et la diversité de fonctionnalités et de formats proposés par votre outil auteur idéal. Elles vont également vous permettre de cerner les rôles de chacun pour définir un workflow et administrer le CMS (content management system).

Le jeu du « Kikisycolle »…

Pour rappel, dans une équipe de production de parcours en digital learning :

• L’ingénieur pédagogique va réaliser la scénarisation du parcours et l’articulation des ressources et des modules : cette étape préliminaire ne nécessite pas d’utiliser l’outil auteur mais reste bien évidemment indispensable avant de se lancer dans une quelconque production de contenus.
• Le concepteur pédagogique va produire les contenus multimédias via votre outil auteur et le plus souvent les intégrer dans la plateforme de diffusion.
• Le formateur et le tuteur vont animer la communauté apprenante et réaliser les séquences synchrones.

Le service formation peut en outre désormais inviter les experts métier, les commerciaux ou techniciens à transposer leurs pratiques et leurs retours d’expérience en formation. Sous l’égide du formateur, animateur de cette nouvelle communauté apprenante autant que sachante, l’UGC/EGC va permettre de produire plus vite et de façon plus agile des ressources opérationnelles et directement transposables par les apprenants en situation de travail. Pour l’entreprise, cette pratique constitue un levier de sécurisation des savoirs et savoir-faire des meilleurs experts de l’entreprise et une première étape dans la construction d’une véritable organisation apprenante.

Disposez-vous d’ingénieurs pédagogiques et de concepteurs en interne ou ferez-vous appel à des free-lance ? Cette équipe est-elle suffisante pour produire le volume de contenus que vous souhaitez dans les délais définis ? Avez-vous prévu d’intégrer les experts métiers, les managers et certains collaborateurs pour bénéficier des UGC/EGC ?

Il est de plus en plus rare de disposer d’une équipe complète en interne. Aussi votre outil auteur devra-t-il être accessible à l’externe. Privilégiez alors une solution dans le cloud (et non un outil installé en local) et pensez outil collaboratif.

Ouvrir la production de contenus de formation à des profils non pédagogiques suppose également de privilégier des outils simples et ergonomiques qui ne nécessitent pas de formation spécifique et chronophage. Challengez l’éditeur sur le support, la formation à la prise en main de l’outil et la hotline qu’il met à disposition des utilisateurs.

UGC et EGC ne sont pas des concepteurs et n’ont pas vocation à le devenir. A ce titre, l’UGC/EGC peut être sélectionné sur critères d’années d’expérience, de fréquence de prise de parole en public, de nombre de missions en gestion de projet ou en animation de groupe, pour limiter le risque de contenus de moindre qualité. La sélection peut aussi prendre la forme d’un challenge entre experts métier pour réaliser, en une journée, des capsules de contenu pédagogique qui trouveront leur place dans les parcours métiers. Dans tous les cas, un accompagnement sur les premières productions se révèle indispensable. Mais jusqu’où faut-il former les intervenants dont le métier n’est pas pédagogie ?

Lors des Grands débats du digital learning organisés par ILDI, nous avions consacré l’une de nos matinées à la production des contenus de Digital Learning. A cette occasion nous vous avions interrogés sur la nécessité de former les producteurs de contenus pédagogiques. Vos réponses en image….

L’énigme du « Kikonforme »

Qui sont vos apprenants ?

Question centrale en formation pour définir les objectifs mais également les modalités, les niveaux y compris en pratiques digitales, la ou les langues dans lesquelles doivent être produites ou sous-titrées les ressources, l’accompagnement, la couverture réseau… D’un point de vue de l’outil, bien cerner vos apprenants va donc vous amener à filtrer les fonctionnalités pour des contenus :

• multilingues si vous êtes un groupe international ;
• responsives ou natifs pour un accès sur tous les devices et téléchargeables pour une consultation offline pour une population nomade ;
• avec un haut niveau d’interactivité pour une population essentiellement sur Desktop pour des questions d’utilisabilité de certaines activités qui s’adaptent mal à un smartphone (un drag and drop, par exemple).

3.
QUI fait QUOI et QUI fait QUAND ?

Vous avez défini les contours de votre équipe conception ? Il est temps alors de s’intéresser au workflow et avec lui à l’étendue des droits de chaque profil d’utilisateur. En la matière nul besoin de réinventer la roue, les profils des outils Google peuvent vous inspirer :

• Editeur pour tous les contributeurs qui vont créer ou réviser des contenus (concepteur, EGC, UGC, formateur et éventuellement relecteur ortho/typo)
• Commentateur pour les intervenants amenés à relire des contenus (expert non contributeur, relecteur ortho/typo, responsable formation…)
• Lecteur pour les personnes autorisées à visionner des contenus pour s’inspirer ou pour donner un avis général.

Les profils et l’étendue des droits peuvent varier d’un projet à l’autre selon le rôle endossé par chacun mais également selon le statut d’un contenu, sachant qu’un contenu en création peut être accessible à une diversité de profils plus importante qu’un contenu en phase de validation. Ainsi un contenu peut-il, par exemple, passer par les statuts suivants au fur et à mesure de l’avancée de la production :

• Brouillon
• Relecture de fond
• V1
• Relecture de forme
• Validation
• Publication

Analyser les différents profils prévus dans l’outil auteur est particulièrement crucial si l’équipe conception ne se limite pas au service formation. Laisser la main pour intervenir et modifier des contenus à des personnes peu expérimentées et externes à l’entreprise peut se révéler dangereux. Examinez le niveau de traçabilité des actions dans l’outil et les sauvegardes automatiques prévues.

Si vous avez pour ambition de créer de gros volumes de contenus que vous allez vouloir mutualiser sur plusieurs parcours et actualiser régulièrement, il peut être opportun d’utiliser un CMS pour qualifier toutes vos ressources, intégrer des métadonnées sur chacune…

Dans tous les cas, le travail de formalisation de la chaîne de production constitue une étape préalable au déploiement d’un outil de création et/ou de gestion de contenu. Une mauvaise définition des tâches et de leur enchaînement logique (le Quoi et le Quand), une identification approximative du rôle de chaque acteur du projet peuvent conduire à des blocages et à une perte de temps conséquente.

Ne pas froisser l’UGC

En amont d’une première création de contenu, l’équipe formation peut rappeler les bonnes pratiques et quelques partis pris pédagogiques pour calibrer les ressources produites.

On vous a sondé sur les critères d’un contenu de qualité durant les Grands débats du Digital learning. Vos réponses en image :

Au-delà des règles de bonnes pratiques, workflow et circuit de validation sont incontournables pour garantir une qualité des contenus produits. Pour rassurer les experts métiers et apprenants invités à produire du contenu, l’entreprise tout entière, au travers des valeurs qu’elle véhicule, se doit d’instaurer un climat de confiance et de bienveillance. Les experts devront également être capables d’analyser leur pratique, d’en maîtriser les étapes clés pour les présenter de façon claire et intelligible sans craindre le jugement des équipes formations. La confiance de l’UGC peut également être renforcée au travers de l’outil auteur. Il peut, grâce à des templates et à un formalisme précis explicité en amont, guider les experts métiers et les équipes opérationnelles dans la création ou à la curation de contenu et alléger le travail complémentaire de remise aux normes par l’équipe pédagogique.

La pédagogie vis-à-vis de l’UGC n’est pas moins importante que celle destinée aux apprenants. Prenez le temps de faire un retour sur chacune des productions en montrant les écarts entre le livrable et les attendus pédagogiques. N’oubliez pas de le remercier de ses efforts après chaque livraison importante. Valoriser ses intervenants est un gage de collaboration riche et durable.

4.
C’est fait POUR
donc c’est fait DE…

Vous avez une équipe, vous avez un workflow, vous avez des apprenants… Mais vous n’avez toujours pas identifié l’outil auteur qui vous correspond. Et c’est une chance ! L’analyse de vos besoins sur le volet purement pédagogique commence maintenant…

Possédez-vous déjà des contenus de digital learning ? Si oui, vous avez une première idée des fonctionnalités que devra embarquer votre outil auteur. Et tout au moins vous allez avoir besoin d’importer vos contenus existants dans l’outil. Étudiez bien ce point du transfert de vos ressources existantes.

Quels sont vos formats cibles ? 

Le niveau d’interactivité et la diversité des formats des ressources ne seront sans doute pas les mêmes si votre ambition se limite à produire quelques contenus de mise à jour des formations obligatoires sur la compliance que si vous envisagez des formations aux techniques de vente ou au maniement d’un nouveau matériel chirurgical. De la même façon, si vos équipes conception se composent majoritairement d’experts métiers, visez la simplicité. De ces exemples (non exhaustifs) de questions vont découler les critères fonctionnels de l’outil.

• Avez-vous besoin de tous les formats : vidéo voire vidéo enrichie, audio, texte, images voire images enrichies ? Plus vous aurez de gestes, de postures, de techniques à transmettre, plus le niveau d’interactivité et la palette de formats proposés gagnera à être conséquent. Créer des simulations de situations de vente, utiliser des techniques de réalité augmentée pour guider l’apprenant sur un nouveau matériel n’implique pas les mêmes fonctionnalités que des capsules alternant textes et vidéos voire podcast pour des thèmes réglementaires.
• Avez-vous besoin de varier fortement les activités et de renforcer l’interactivité sur une formation longue ou sur un public peu habitué au digital learning, pour conserver l’engagement et la motivation ?
• Vos ressources asynchrones ont-elles vocation à être utilisées par le formateur ou le tuteur en classe virtuelle ? Auquel cas les vidéos pédagogiques, les saynètes de mises en situation peuvent se révéler utiles pour réaliser une activité d’analyse critique en synchrone.
• Comment allez-vous évaluer vos apprenants ? Un simple quiz peut suffire s’il s’agit de mesurer le niveau de mémorisation et de compréhension des notions. En revanche si vous voulez mesurer la performance d’un commercial en entretien de découverte avec un prospect, le quiz ne sera pas d’une grande utilité. Une mise en situation exigeant, après découverte du contexte, la liste des questions clés devrait s’avérer plus pertinente quel que soit le format de rendu par l’apprenant.
• Quel niveau de gamification visez-vous dans vos parcours et pourquoi ?
• Voulez-vous intégrer de la curation de contenu, activité typiquement appréciée par l’UGC pour nourrir la communauté apprenante ?

Vous avez décidé de miser sur l’UGC ?

Offrez-lui des templates !

Optez pour des outils simples et un format percutant. Le calibrage des contenus, réalisé en amont par l’équipe pédagogique à destination de l’UGC prend tout son sens.

Nombre d’outils auteurs et de plateformes collaboratives intègrent désormais des fonctionnalités de création et d’agrégation de contenus simplifiées pour favoriser l’UGC et des templates déjà créés que vous pouvez personnaliser. De même, des applis de réalisation et de montage de vidéos qui ne nécessitent aucune connaissance technique particulière se développent. Les acteurs présents sur ce créneau ont bien compris l’intérêt, pour les organisations, de libérer la production de contenus de formation.

5.
Ça vient d’OÙ
et ça va OÙ ?

Eminuit autem inter humilia supergressa iam impotentia fines mediocrium delictorum nefanda Clematii cuiusdam Alexandrini nobilis mors repentina; cuius socrus cum misceri sibi generum, flagrans eius amore, non impetraret, ut ferebatur, per palatii pseudothyrum introducta, oblato pretioso reginae monili id adsecuta est, ut ad Honoratum tum comitem orientis formula missa letali omnino scelere nullo contactus idem Clematius nec hiscere nec loqui permissus occideretur.

Auxerunt haec vulgi sordidioris audaciam, quod cum ingravesceret penuria commeatuum, famis et furoris inpulsu Eubuli cuiusdam inter suos clari domum ambitiosam ignibus subditis inflammavit rectoremque ut sibi iudicio imperiali addictum calcibus incessens et pugnis conculcans seminecem laniatu miserando discerpsit. post cuius lacrimosum interitum in unius exitio quisque imaginem periculi sui considerans documento recenti similia formidabat.

Et hanc quidem praeter oppida multa duae civitates exornant Seleucia opus Seleuci regis, et Claudiopolis quam deduxit coloniam Claudius Caesar. Isaura enim antehac nimium potens, olim subversa ut rebellatrix interneciva aegre vestigia claritudinis pristinae monstrat admodum pauca

Vous avez des équipes mobiles ?

Pensez à des contenus accessibles aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. Et en la matière deux écoles : le natif ou le responsive.

Les outils natifs permettent de créer des ressources en mobile first. Ils intègrent donc les contraintes de la taille de l’écran et guident le concepteur dans la structuration de son contenu. Ils constituent une source d’inspiration intéressante, intégrant des templates de jeux, de cartes à glisser, des QR code…

Le concepteur est autonome dans la phase de création mais ils sont également généralement UGC friendly grâce à l’absence de besoin de compétences techniques.

Côté apprenant, si l’on considère l’actualisation des ressources, les outils natifs se révèlent performants. Les apprenants disposent d’une version toujours à jour par une réplication immédiate des nouveautés sur les parcours déjà en ligne. Ils reprennent en outre tous les codes d’utilisabilité des applications mobiles pour reproduire les habitudes du mobinaute : un environnement dynamique, interactif et fortement gamifié, accessible en un minimum de clic.

Côté écosystème pédagogique, la plupart des outils auteur dédiés au mobile permettent un export des capsules au format SCORM (voire xAPI) pour utiliser ses ressources dans un LMS classique. Attention toutefois à toutes les activités mobiles qui se jouent par déplacement d’éléments sur l’écran avec le doigt ; les écrans d’ordinateur ne sont pas tous tactiles. L’interopérabilité constitue un élément important qui constitue un critère de choix de l’outil.

L’outil responsive, quant à lui, offre un confort de gestion. Il permet d’éviter de multiplier les outils et, pour certains, de filtrer les ressources pédagogiques selon leur destination : mobile friendly, mobile only, desktop only ou tout device. Les contenus sont forcément interopérables entre les devices, encore faut-il penser aux contraintes de conception qui s’imposent sur mobile. Aujourd’hui, de nombreux outils auteurs classiques intègrent une diversité de templates d’activité pensés pour mobile.

Vous avez déjà un LMS mais pas d’outils auteur ?

Les contenus que vous allez créer devront prendre en compte les contraintes de diffusion du LMS et notamment les normes (Scorm généralement). Vérifiez bien ce point.

6.
C’est pour QUAND
et c’est COMBIEN ?

Il faut bien en parler… Ne négligez pas les délais de prise en main des outils : la simplicité, on y revient ! Là encore un support aux équipes assuré par l’éditeur est plus qu’un confort surtout si vous souhaitez généraliser le recours à l’UGC. Entre une palette étendue de fonctionnalités, de formats et la simplicité, faites votre choix en pensant à l’utilisateur de l’outil, à son niveau en matière de conception digitale, à son expérience…

Quant au budget, vous pourrez trouver tous les prix, même du gratuit. Mais le coût des licences n’est pas le seul paramètre financier. Vendez l’économie de temps pour les équipes (même si le coût interne est souvent plus difficile à opposer à l’investissement) et l’absence de dépenses supplémentaires en outils complémentaires pour compenser l’absence de certaines fonctionnalités ou de certains formats.

Dans tous les cas, la plupart des outils peuvent être tester gratuitement. Ne faites pas l’économie du test.

La check list

Au moment de choisir un outil auteur, considérez :

• le volet humain : accessibilité à l’interne comme à l’externe, facilité d’utilisation pour les équipes notamment hors du service formation, le workflow de conception
• le volet pédagogique : quels formats, quelles fonctionnalités pour quels objectifs ?
• le volet technique : ATAWADAC et donc mobile friendly, interopérable avec votre LMS
• le volet financier en gardant à l’esprit que le temps c’est de l’argent !

Et pour une bonne adéquation de l’outil à l’utilisateur, pensez à l’UGC/EGC sans oublier le concepteur. Évaluez l’importance des éléments clés suivants au regard de chaque profil :

Si l’homme ne façonne pas ses outils, les outils le façonneront.
Arthur Miller