[Newsletter #85] L’industrialisation de la création de contenus Digital Learning

Petit à petit, les contenus numériques prennent place dans nos formations. Au début, de simples contenus Powerpoint ou PDF, puis des modules e-learning, et aujourd’hui des vidéos, des animations interactives, des serious-game, des contenus en réalité virtuelle ou augmentée. Comment faire face à cette demande croissante de produire de plus en plus de contenus numériques ?

Comment gérer l’industrialisation

Avant toute chose, la bonne nouvelle, lorsqu’on se pose la question d’industrialiser la production de contenus Digital Learning, c’est que les étapes de questionnement, d’hésitation, de test et de décision de digitaliser une partie de ses formations, sont passées, et qu’une stratégie globale a été mise en place.

Bien, mais avant de foncer, mieux vaut anticiper les situations qui pourraient survenir dans 12, 18 ou 24 mois. Et pour cela, quelques questions restent encore à se poser :

• quel sera l’outil de diffusion principal ? : terminal mobile, poste de travail (PC)
• les contenus devront-ils être mis à jour ? : oui, non, fréquence
• la compatibilité avec un standard LMS est-il nécessaire ? : Scorm, xAPI
• les contenus devront-ils être localisés ? : en langues européennes, exotiques ?
• quel sera le délai de production souhaité ? : moins d’un mois, 1 mois, 3 mois ?
• quel sera le budget moyen par module (de 10 minutes par exemple) ? : moins de 500 €, 1 000 €, 2 000 €…
• quelles seront les cibles possibles ? : 1 seul profil métier interne de 200 personnes, tous les collaborateurs soit 5 000 personnes, les nouveaux embauchés soit 50 personnes / an…

Les réponses à ces questions vont déterminer les stratégies de production à mettre en place.

Exemples :

• produire en moins d’un mois une séquence de 5 minutes uniquement en français, pour une cible de 200 personnes et un budget de 1 500 €, il est possible d’envisager une vidéo en motion design ou bien un prezi.
• produire en 3 mois les présentations des 3 métiers principaux d’une entreprise à traduire en 3 langues européennes + 1 langue exotique qui devront être actualisé 1 fois par an pendant 2 ans, il est envisageable de produire 3 séquences Rich-Media (avec Klynt par exemple) ou des contenus web responsive et interactifs (avec Adapt Learning par exemple).

Puis se pose la question des moyens dont il faut se doter pour produire ces contenus : faut-il augmenter la taille et les compétences de son équipe ou bien déléguer à des prestataires la production ?

Intégrer la production

Si vous décidez de produire en interne, le choix des outils est primordial. Vous devez en effet choisir des outils adaptés aux compétences de votre équipe et faire le bon compromis entre la sophistication souhaitée, donc la difficulté, et la productivité attendue, donc la simplicité des outils.

Cela ne veut pas dire que produire des contenus sophistiqués requiert obligatoirement des outils compliqués et élitistes, mais généralement, les compétences nécessaires sont plus pointues, et les temps de production et de mise au point plus longs.

Une fois la première sélection d’outils faite, vous devez définir une série de modèles (templates) qui éviteront de trop fortes disparités entre les différentes productions de chaque membre de l’équipe. Ces templates devront fixer un maximum de paramètres :

• les tailles des éléments (titres, zones de contenu, éléments de navigation …)
• les jeux de couleurs
• les polices

Préférez des templates responsives pouvant s’adapter automatiquement aux différentes configurations d’affichage.

Un des points souvent négligés concerne les règles de nomenclature utilisées pour les fichiers (dossier de conception, médias, fichiers sources, fichiers d’assemblage, fichiers au format final.

Cette nomenclature doit permettre d’identifier le projet, l’état d’avancement (brouillon, à valider, validé, version…) Si vous voyez traîner des fichiers du type intro_chapitre_1_FINAL ou intro_chapitre_1_old ou pire intro_chapitre_1_FINAL_ok alors il est temps de revoir la nomenclature ou son application. ;)

Un dernier petit conseil : ne suivez pas frénétiquement chaque nouvelle version d’un logiciel ! Avoir une version de retard n’est pas une si mauvaise idée que cela, sachant qu’un outil stable et éprouvé est bien plus utile qu’une poignée de fonctionnalités supplémentaires et essuyer les plâtres.

Sous-traiter la production

Choisir de sous-traiter la production coûte peut-être légèrement plus cher que produire en interne (quoi qu’une analyse des coûts complets internes puisse parfois donner de drôles de surprises…), mais apporte en positif :

• de la souplesse dans la production
• des compétences pointues
• une expérience enrichie par des projets diversifiés
• une garantie des livrables

et quelques contraintes supplémentaires :

• une contractualisation
• une spécification rigoureuse des livrables
• un contrôle qualité avant validation
• une collaboration à distance

Le (bon) sourcing de ses partenaires est le point de départ d’une collaboration fructueuse. Cependant, pour qu’elle dure, celle-ci doit s’entretenir par des bilans réguliers (hors des réunions projet) afin d’ajuster et d’améliorer en continu les processus, la communication, les spécifications techniques …

Et pour vous faire gagner du temps dans votre sourcing, voilà 3 partenaires vers lesquels vous pouvez vous tourner (en toute indépendance) :

• pour la production de vos vidéos : Videotelling
• pour l’intégration avec les principaux outils auteurs du marché : Pyxicom
• et pour vos traductions : WHP

Un dernier conseil : se lancer dans la grande aventure de produire de gros volumes de contenus Digital Learning n’est possible qu’avec une forte culture projet, qui vous apportera la rigueur, la planification et l’anticipation indispensable pour ne pas être trop rapidement rattrapé par la complexité de l’exercice.