[Newsletter #76] Comment gérer l’obsolescence des contenus de formation ?

Trompettes et roulements de tambour ! Votre #formation est produite, validée, prête à être diffusée.

Vous pouvez maintenant souffler. Oui, mais pas longtemps. Les formations prennent vite la poussière et peuvent rapidement devenir obsolètes. Voilà quelques remèdes pour leur permettre de conserver leur fraîcheur et leur performance.

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Les différents niveaux d’obsolescence

Quand on parle d’obsolescence d’une formation, on pense immédiatement à son contenu. C’est certes le point essentiel : le contenu doit être à jour et rester exact, il faut donc régulièrement l’actualiser pour que la formation reste à jour. Dans le cas de formation présentielle, le #formateur peut « compenser » un léger vieillissement de ses supports, en ajustant à l’oral les contenus, ou bien en éliminant les supports obsolètes et en les substituant à une autre forme d’animation : exposé, paper-board,…

Dans le cas de formation #e-learning ou de #Digital Learning, l’obsolescence peut apparaître également à d’autres niveaux :

• Technique: nous n’allons pas remuer le couteau dans la plaie de Flash, mais attention aux choix d’aujourd’hui qui pourraient devenir votre problème de demain. Ne pensez pas que le « HTML 5 responsive » vous exonère d’une vraie réflexion « mobile first » qui arrive à toute vitesse. Pour savoir si l’avenir de vos contenus sur mobile s’annonce radieux ou plutôt sombre, testez-les sur un smartphone. Si l’expérience s’avère « moyenne », il serait prudent de revoir vos choix techniques. Ce sujet sera au cœur de l’après-midi du 30 mars 2017.
• Graphique: le temps qui passe change notre regard sur les éléments graphiques : ce qui nous paraissait « incroyablement beau » peut rapidement devenir « un peu has been ». Privilégiez donc des techniques d’habillage de vos contenus par des feuilles de style que vous pourrez ajuster sans avoir à tout reprendre à la main.
• Ergonomique: rencontrez-vous souvent des boutons « précédent/suivant » sur les sites web ou sur les applications mobiles actuelles ? Cherchez bien, vous n’en trouverez pas. Alors, ayez un regard critique et acéré sur vos modules pour leur donner une ergonomie du présent plutôt que celle du passé.
• Pédagogique: Le classique trio « exposé théorique/exemple/évaluation » est efficace, mais un peu classique, testez et tentez cette combinaison « sensibilisation/exploration/exercice pratique ». Préférez le chemin des techniques pédagogiques responsabilisantes plutôt que contraignantes.

Cette liste n’est malheureusement pas exhaustive, mais déjà bien suffisante pour éveiller votre vigilance à l’obsolescence.

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Comment anticiper et réduire les besoins de mettre à jour

Le constat que sa formation a « vieilli » ne doit pas être une surprise, il doit s’anticiper.

Il existe plusieurs bonnes pratiques permettant de limiter les effets du temps.

• Choisir un graphisme pas trop marqué par les tendances : sans pour autant s’orienter vers un graphisme simpliste et ennuyeux, ne cédez pas exagérément aux tendances graphiques souvent éphémères. Pardon pour ceux qui ont osé le Word Art, mais il va falloir arrêter maintenant :)
• Choisir des outils et des technologies souples et évolutifs : le standard actuel de diffusion de contenu est le HTML, ses limitations initiales et la permissivité des navigateurs ont fait émerger des technologies additionnelles sous forme de plug-in plus ou moins propriétaire. Cette voie est maintenant à exclure, car elle est condamnée à très court terme. Ne pensez pas cependant que choisir un #outil produisant du HTML pur vous protège de tous les problèmes de mises à jour. Si la mise à jour de vos contenus ne peut pas être faite sans l’outil auteur qui a servi à le créer, vous êtes condamné à l’utiliser pour actualiser vos contenus. Et dans le domaine du logiciel, les leaders d’hier ne sont pas forcément ceux d’aujourd’hui, et les leaders d’aujourd’hui…
• Le texte doit rester du texte: rien de plus facile à mettre à jour que le texte. Si tant est qu’il le reste. Alors, ne cédez pas à la tentation de le transformer en graphisme. Vous vous priveriez alors de la très grande facilité de mise à jour avec un simple éditeur de texte.
• Ne pas mixer les médias: autant que possible, évitez de combiner les médias ensemble pour en créer un nouveau. Si vous devez afficher une illustration en même temps qu’une vidéo par exemple, préférez les mettre côte à côte plutôt que l’un dans l’autre, vous pourrez ainsi mettre à jour l’illustration sans avoir à refaire toute la vidéo. Cette bonne pratique est applicable à pratiquement tous les médias.
• Identifier les contenus qui devront évoluer : dès la conception de vos formations, dressez une liste des éléments qui devront être vérifiés et éventuellement modifiés. Et si possible, réservez-leur un traitement particulier qui facilitera leur mise à jour. Idéalement, un texte isolé.

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Comment effectuer les mises à jour

Actualiser une formation ne doit pas s’apparenter à « refaire » la formation. L’investissement en temps et en ressources doit être à la hauteur des enjeux.

Si vous avez eu la bonne idée de donner la parole aux utilisateurs de vos formations, ceux-ci vous auront certainement fait part d’anomalies, de coquilles, d’ambiguïtés, de difficultés ou de points de blocage. Ces remontées d’informations sont précieuses pour que vos formations conservent tout leur intérêt. Profitez d’une mise à jour pour corriger ou affiner ces éléments.

Identifiez les contenus devenus faux ou erronés, et obligez-vous à les modifier. Toute votre formation peut être décrédibilisée par une information devenue fausse ou obsolète dès son début.

Dans le cas où la mise à jour dépasse les ressources ou les capacités disponibles, n’hésitez pas à supprimer purement et simplement les parties devenues obsolètes. Ce petit sacrifice peut s’avérer une bien meilleure solution que de laisser accessibles des contenus devenus faux.

Enfin si vous avez prévu la mise à jour dès la conception de votre formation, celle-ci ne devrait pas se transformer en rafistolage visible, mais au contraire passer presque inaperçue.